Qué es PDF/A y cómo convertir un PDF

PDF/A es una versión del PDF estandarizada por la ISO para el archivo a largo plazo. La idea es sencilla: el archivo tiene que abrirse igual dentro de muchos años, en cualquier programa. Por eso, tribunales, organismos públicos, notarías y sistemas de gestión documental suelen pedir este formato.

Qué cambia respecto al PDF común

• Fuentes incrustadas. Todas las fuentes van dentro del archivo, así que el texto no cambia de aspecto en otra computadora.
• Colores definidos. El archivo lleva un perfil de color, para que los colores se vean siempre igual.
• Nada que dependa de fuera. No se permiten JavaScript, archivos adjuntos ni contenido externo.
• Identificación. El archivo declara qué versión de PDF/A sigue, y los sistemas lo comprueban al recibirlo.

¿PDF/A-1b o PDF/A-2b?

Usa PDF/A-2b, salvo que el sistema pida otra versión. Admite transparencias y una compresión más moderna, y la acepta la mayoría de los sistemas. PDF/A-1b es la versión más antigua: como no admite transparencias, las páginas que las usan se convierten en imagen y su texto deja de ser seleccionable. La "b" significa que el archivo garantiza el aspecto visual, que es el nivel que se pide en la mayoría de los casos.

Paso a paso

1. Abre PDF a PDF/A.
2. Elige el PDF.
3. Deja la versión PDF/A-2b (o elige la 1b, si el sistema la exige).
4. Haz clic en Convertir a PDF/A y descarga el archivo, que termina en "-pdfa.pdf".
5. Envíalo al sistema que pidió el formato.

Precauciones

• Firma digital: al convertir se genera un archivo nuevo, y la firma deja de ser válida. Convierte primero y firma después.
• Varios documentos: si el sistema pide un solo archivo, une los PDF antes de convertir.
• Límite de tamaño: si el archivo supera el límite del sistema, comprímelo antes de convertir.
• Formularios: los campos rellenables pasan a ser texto fijo.

¿El archivo queda guardado?

La conversión a PDF/A se hace en un servidor seguro en Brasil. El archivo se envía por una conexión cifrada, se convierte y se elimina automáticamente, sin guardar copias.